Cómo configurar tu calendario de citas
Define tus tramos de disponibilidad, la duración de cada cita y los márgenes, y asigna el calendario a un bot para que envíe el enlace de reserva.
BotDesk lleva su propia agenda: no necesitas otra herramienta. Configuras cuándo estás disponible y el bot envía a tus clientes un enlace con tus huecos reales.
Se configura en Calendarios → Crear calendario.
Paso 1 — Los datos básicos
Nombre. Es la etiqueta que tú ves en tu lista: «Comercial», «Taller», «Primeras visitas». No la ve el cliente.
Descripción. Esta sí la ve. Explica para qué es la cita y qué debería traer: «Revisión completa con el optometrista. Trae tus gafas actuales y la tarjeta de la mutua.»
Zona horaria. Importante si atiendes desde otro país: todas las horas se muestran y se guardan en esta zona.
Duración de cada cita. Una revisión de 30 minutos y un corte de pelo de 20 no son lo mismo. Este valor define el tamaño de cada hueco.
Paso 2 — Cuándo estás disponible
Defines tramos por día de la semana. Por ejemplo, lunes a viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 20:00.
Los huecos se calculan a partir de esos tramos y de la duración que hayas puesto. No hay que crearlos uno a uno.
Paso 3 — Los márgenes
Tres ajustes que evitan la mayoría de los problemas:
Margen entre citas. El tiempo que necesitas entre una y otra: para desplazarte, para preparar la sala, para respirar.
Aviso mínimo. Cuánto tiempo antes se puede reservar. Si pones dos horas, nadie podrá coger un hueco para dentro de veinte minutos.
Aviso para cancelar. Cuánto tiempo antes puede el cliente cancelar o cambiar por su cuenta. Pasado ese plazo tendrá que hablar contigo.
Paso 4 — Excepciones
Festivos, vacaciones, un día que cierras. Se añaden como excepciones y esos huecos desaparecen sin tocar tus tramos habituales.
Paso 5 — Asígnalo a un bot
Un calendario no hace nada hasta que un bot lo usa. Entra en tu bot → pestaña Identidad → Calendario, y elige el que acabas de crear.
Cada bot puede usar un calendario distinto. Una agenda comercial no se parece a una de asistencia técnica, ni en duración ni en horario.
Paso 6 — Que el bot envíe el enlace
Crea un flujo con la acción enviar enlace de reserva, con disparos del tipo «quiero una cita», «tenéis hueco», «quiero reservar».
Cuando alguien lo pida, el bot enviará el enlace con los huecos reales de ese calendario.
Si el bot no envía el enlace
Comprueba que el bot tiene calendario asignado. Es el fallo más común: el calendario existe pero está vinculado a otro bot. Un bot sin calendario no puede generar el enlace y la acción se descarta.
Comprueba que el calendario está activo. Uno desactivado se comporta igual que uno inexistente.
Lo que puede hacer el cliente
Reservar, y después cambiar o cancelar desde el email de confirmación, siempre dentro del plazo que hayas configurado. No tiene que llamarte ni escribirte.
Y dos personas no pueden quedarse el mismo hueco aunque entren a la vez: solo una lo consigue, y la otra ve el aviso al momento.